1. Definineerbare begrippen

Opdrachtnemer: Onder de opdrachtnemer valt Impossible events en ook de handelsnaam IMevents. Gevestigd in Doetinchem met KvK nummer (71547649).

Opdrachtgever: de persoon of zakelijkvertegenwoordiger die schriftelijke een afspraak heeft met de opdrachtnemer voor het organiseren, adviseren en begeleiden van evenementen.

Gasten: de deelnemers en bezoekers die de opdrachtgever beoogd heeft om aanwezig te zijn bij het desbetreffende evenement.

Overeenkomst: Iedere schriftelijk tot stand gekomen overeenkomst tussen de opdrachtnemer en opdrachtgever(s).

Evenement: de publieke of besloten gebeurtenis waartoe de gasten in het kader van de overeenkomst toegang of deelname tot wordt verschaft

Schriftelijk: onder schriftelijk worden tekstuele berichten verstaan op zowel papier als elektronische mogelijkheden zoals email en whatsapp. Schriftelijke uitlatingen dienen te zijn ondertekend of gekoppeld te zijn aan het gebruik van een individu.

2.Algemene bepalingen

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk aanbod, advies en uitvoering van de opdrachtnemer.

2.2 Op iedere tot stand gekomen overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn deze algemene voorwaarden van toepassing.

2.3 Deze algemene voorwaarden zijn altijd leidend ten aanzien van de voorwaarden die de opdrachtgever levert. Met schriftelijke overeenkomsten van beide partijen kunnen er veranderingen plaats vinden die enkel betrekking hebben op de dan omschreven situatie.

2.4 Door het aangaan van een overeenkomst aanvaard de opdrachtgever de algemene voorwaarden en de toepassing hiervan op alle gasten tijdens een evenement.

2.5 Bij vernietiging of nietigheid van één of meer bepalingen in deze algemene voorwaarden blijven de overige bepalingen intact. Ook wanneer de nietig verklaarde bepaling effect heeft op andere bepalingen blijven deze intact tenzij beide partijen hier een schriftelijke overeenkomst over treffen.  Beide partijen dienen in geval van een nietig verklaarde bepaling samen een nieuwe bepaling treven die zoveel mogelijk aansluit de bedoelingen van beide partijen.

3.Totstandkoming overeenkomsten

3.1 Alle aanbiedingen en offertes van de opdrachtnemer zijn geheel vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk anders heeft aangegeven. Na een periode van 14 dagen of een schriftelijke uiting waarbij de opdrachtgever het niet eens is komen deze automatisch te vervallen.

3.2 Wanneer de een aanbod wordt geaccepteerd van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer dient hier vanuit de andere partij een schriftelijke bevestiging te worden geleverd. Wanneer hier binnen 14 dagen geen spraken van is komt de overeenkomst te vervallen

3.3 De opdrachtnemer is gerechtigd voor de uitvoering van de overeengekomen afspraken derden in te schakelen of met hen samen te werken.

3.4 Indien de opdrachtnemer samenwerkt met derden en deze partij een zeer specifieke taak uitvoert die enige risico’s met zich meebrengt dient de opdrachtnemer de risico’s en de voorwaarden van het specialistische partij voor te leggen aan de opdrachtgever. Enkel wanneer de opdrachtgever hier schriftelijk mee akkoord gaat mag de opdrachtnemer gebruik maken van deze specialistische partij.

3.5 De opdrachtnemer heeft het recht om gasten die niet vooraf zijn aangegeven door de opdrachtgever of niet zijn aangesloten bij de opdrachtgever te weigeren van bezoek een deelname aan een evenement.

4.Verantwoordelijkheden opdrachtgever

4.1 De opdrachtgever staat garant voor het gedrag van de gasten die op haar verzoek betrokken zijn bij het evenement.

4.2 Tijdens evenementen kan de opdrachtgever mogelijk materialen gebruiken van de opdrachtnemer of derde. De opdrachtgever staat ervoor in dat hij deze zaken uitsluitend gebruikt voor de bestemming die aan de zaken is gegeven, voor het doel waarvoor deze hem ter beschikking zijn gesteld en als een zorgvuldige gebruiker met deze zaken omgaat.

4.3 De opdrachtgever en haar gasten dienen ten allen tijden instructies op te volgen omtrent uitvoering van evenementen en de bijbehorende veiligheidsmaatregelen. Naast instructies van de opdrachtnemer zijn de instructies van hulpdiensten in de vorm van brandweer, politie of medici altijd leidend.

4.4 De opdrachtgever en haar gasten zijn zelfverantwoordelijk voor het veroorzaken van schade en letsel wanneer zij deelnemen aan de evenementen van de opdrachtnemer, indien er geen sprake is van nalatigheid in instructies of de conditie waarin materiaal verkeerd vanuit de opdrachtnemer.

4.5 In geval van diefstal, vernieling, vermissing of misbruik van de opdrachtgever en haar gasten aan de in bruikleen gegeven zaken of van personen kan de opdrachtgever extra kosten in rekening brengen voor de geleden schaden of schade die kan volgen door deze kwaadwilligheid.

4.6 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

4.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die zij hebben betrokken bij de opdracht, zoals de door haar geselecteerde gasten van een evenement.

4.8 De opdrachtgever heeft geen enkel recht op vergoedingen tenzij er diensten niet worden geleverd of er niet wordt voldaan aan doelen die schriftelijk zijn opgesteld tussen beide partijen. Indien dit van toepassing is wordt er gekeken naar gereduceerde kosten of volledige teruggave van de aanbesteding.

5.Verantwoordelijkheden opdrachtnemer

5.1 De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het in juiste banen begeleiden van de door hen georganiseerde evenementen. Zij dienen hierin juiste instructies die terug te vinden zijn in draaiboeken en materialen te gebruiken om de kans op letsel en schade te minimaliseren.

5.2 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van opdrachtgever tenzij schriftelijk anders is aangegeven.

5.3 Indien er een evenement plaats vindt waarbij meer dan 100 personen zijn betrokken dient de opdrachtnemer de opdrachtgever te brieven over een calamiteitenplan. Wanneer de locatie van het evenement plaats vindt bij de opdrachtgever is het hier bestaande calamiteitenplan leidend en kunnen er schriftelijke toevoegingen worden gedaan om in te spelen op te specifieke situatie.

5.4 De opdrachtnemer is ervoor verantwoordelijk dat alle benodigde informatie bij de opdrachtgever terecht komt en geen informatie achter kan houden die van invloed kan zijn op het evenement of de keuzes van de opdrachtgever

5.5 De opdrachtnemer is ervoor verantwoordelijk dat extra partijen die worden ingehuurd voor het verlenen van diensten aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de schade en letsel wat zij tijdens en na afloop van evenement toe kunnen brengen.

6.Aansprakelijkheid

6.1 Opdrachtnemer is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

6.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor iedere vorm van schade of letsel dat ontstaan kan zijn doordat zij is uitgegaan van door of namens opdrachtgever verstrekte foutieve en/of onvolledige informatie.

6.3 De opdrachtnemer dient in uitvoering altijd te handelen vanuit het vooraf opgestelde schema en of plan dat is opgesteld door hen. Echter is zij niet aansprakelijk voor afwijkingen die ontstaan in het plan of schema waarvan die aard niet toegepast kan worden op de opdrachtnemer zelf.

6.4 De opdrachtgever en gasten zijn zelf aansprakelijk voor schade of enig ander nadeel dat wordt veroorzaakt door het doen of nalaten van henzelf, of door hen toegelaten.

6.5 De opdrachtnemer kan nimmer aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade en schade ten gevolge van dood, letsel, ongevallen, kwetsing, verlies, beschadiging of diefstal geleden door de bezoeker tijdens of ten gevolge van een bezoek aan het evenement indien zij heeft gehandeld zoals bedoeld in afspraken, voorbereiding en begeleiding.

6.6 Indien er geen sprake is van opzet of grove schuld en de verzekeraar niets uitkeert waarbij er toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met teruggave van de aanbesteding en een vergoeding van maximum € 10.000,-.

6.7 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor iedere vorm van schade die kan ontstaan door ingehuurde partijen zowel moedwillig als per ongeluk tijdens of na het evenement.

6.8 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de opkomst van de deelnemers van het betreffende evenement.

6.9 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door Opdrachtgever aan haar ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever zal voor een deugdelijke verzekering zorgdragen.

6.10 De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de negatieve effecten die een evenement kan hebben op de naam van de opdrachtgever indien akkoord gegaan met de invulling van het evenement en uiting daarvan.

 

7.Weigering, annulering en ontbinding

7.1 De opdrachtnemer is gerechtigd om de samenwerking gedurende een evenement te beëindigen wanneer de opdrachtgever en of gasten onder invloed zijn van verdovende middelen of een racistische en dreigende houding aannemen tegenover de organisatie.

7.2 Annulering van de overeenkomst is gratis mogelijk wanneer beide partijen hier schriftelijk mee akkoord gaan.

7.3 Bij annulering van een evenement in de periode voor 90 tot 30 dagen voor aanvang is de opdrachtnemer gerechtigd alle gemaakte kosten declareren bij de opdrachtgever.

7.4 bij een annulering van een evenement in de periode van 30 tot 14 dagen is de opdrachtnemer gerechtigd 50% van de afgesproken aanbesteding te factureren.

7.5 Bij een annulering van een evenement korter dan 14 dagen voor aanvang mag de opdrachtnemer het totale bedrag van de aanbesteding factureren indien beide partijen schriftelijk niet tot een wijziging kunnen komen.

7.6 Om een evenement te wijzigen dienen beide partijen schriftelijk akkoord te gaan met de wijziging en is de opdrachtnemer gerechtigd om alle kosten die zij extra moeten maken vanwege de wijziging bovenop de originele aanbesteding te rekenen.

7.7 Wanneer er moedwillig informatie wordt achtergehouden of foutief wordt doorgegeven zijn beide partijen gerechtigd om de overeenkomst per direct te beëindigen en de gemaakte kosten te declareren bij de partij die zich hier schuldig aan bevind.

7.8 De opdrachtnemer mag weigeren een evenement door te laten gaan als er signalen zijn dat de opdrachtgever en of gasten gezag ondermijnen waardoor de kans op ongevallen wordt vergroot.

7.9 Wanner bij annulering de gemaakte kosten hoger zijn dan het percentage van het te factureren bedrag mag de opdrachtnemer in totaal de gemaakte kosten evenaren ook als dit meer wordt dan het afgesproken percentage van de annulering.

8.Overmacht

8.1 Omstandigheden waar de opdrachtnemer geen invloed op heeft zoals extreem weer, intrekking van een of meerdere vergunningen, terroristische dreiging, oorlogsgevaar, oproer, molest, brand, waterschade, overstroming, werkstaking, bedrijfsbezetting, uitsluiting, in- en uitvoerbelemmeringen, overheidsmaatregelen, defecten aan machinerieën, storingen in de levering van energie en nationale rouw. Zowel in het bedrijf van de opdrachtnemer als bij derden, van wie de opdrachtnemer de benodigde materialen of diensten moet betrekken. Dit geeft de opdrachtnemer het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Adviezen van professionals zoals politie, brandweer, KNMI, medici of overige overheidsinstanties zijn leidend als zij een situatie niet verantwoord meer achter. De opdrachtnemer houdt het recht op het declareren van de gemaakte kosten bij de opdrachtgever in deze situatie. Wanneer beide partijen schriftelijk geen nieuwe overeenkomst kunnen vinden voor het uitvoeren van het evenement komt de overeenkomst te vervallen en kan de opdrachtnemer enkel aanspraak doen op het vergoeden van de gemaakte kosten.

9.Betalingen en prijzen

9.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

9.2 Wijzigingen waaronder meerkosten in de oorspronkelijke opdracht van welke aard ook, door of namens opdrachtgever aangebracht, die hogere kosten veroorzaken dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden de Opdrachtgever extra in rekening gebracht.

9.3 Als de opdrachtnemer het aanbod van de opdrachtgever aanvaardt, en de opdrachtnemer dit schriftelijk bevestigd wordt er een factuur van tenminste 50% van het totaalbedrag in rekening gebracht. Deze factuur dient door de opdrachtgever binnen 30 dagen na de factuurdatum en in ieder geval 7 dagen voor dat het evenement gaat plaatsvinden voldaan te zijn. Indien dit niet het geval is kan de opdrachtgever de toegang ontzegd worden en kan de opdrachtnemer weigeren het evenement uit te voeren.

9.4 Opdrachtgever is op ieder moment op eerste verzoek van Opdrachtnemer verplicht zekerheid te stellen voor de voldoening van al hetgeen door haar is verschuldigd.

9.5 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

9.6 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350,-.

9.7 Indien de opdrachtnemer een concept heeft ontwikkeld en voorgedragen heeft aan de opdrachtgever mag deze het concept weigeren. Indien het concept is geweigerd en de opdrachtgever het zelfstandig gaat uitvoeren binnen een volledig kalenderjaar is de opdrachtnemer gerechtigd om alsnog kosten in rekening te brengen. De kosten zullen worden gebaseerd op de productietijd van het concept + de geschatte kosten voor uitvoering die zijn vernoemd in het conceptvoorstel.

9.8 Wanner de opdrachtnemer in afspraak een concept ontwikkeld voor de opdrachtgever en dit wordt afgewezen heeft de opdrachtnemer recht om gemaakte uren van het productieproces te factureren. Omdat de meetbaarheid van een creatief proces niet altijd even duidelijk is vast te stellen bedraagt desbetreffende facturatie een minimum van 200 euro en een maximum van 1000 euro.